Làm thế nào để xây dựng một nhóm cộng tác hiệu quả trong môi trường làm việc kết hợp

Bằng cách ưu tiên các yếu tố thiết yếu như đối thoại cởi mở, xây dựng lòng tin và sử dụng công nghệ một cách chiến lược, các nhà lãnh đạo có thể tăng cường sự hợp tác trong nhóm của mình. Việc nhấn mạnh các khía cạnh này không chỉ cải thiện tinh thần làm việc nhóm mà còn thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Bài viết này sẽ phác thảo các nguyên tắc cơ bản và các bước hành động mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để tạo ra một môi trường hợp tác, cuối cùng cho phép các nhóm phát triển mạnh trong môi trường làm việc kết hợp.

Mục lục

• 1. Thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và cởi mở
• 2. Xây dựng lòng tin và sự an toàn về mặt tâm lý
• 3. Thúc đẩy công việc không đồng bộ
• 4. Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng
• 5. Khuyến khích tính linh hoạt và khả năng thích ứng
• 6. Sử dụng công nghệ để có lợi cho bạn
• 7. Khuyến khích phản hồi và cải tiến liên tục
• 8. Nhấn mạnh sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
• 9. Ghi nhận và ăn mừng thành công
• 10. Thích ứng với nhu cầu của nhóm
• Làm chủ sự hợp tác của nhóm kết hợp: Các chiến lược đã được chứng minh cho sự lãnh đạo hiệu quả

1. Thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và cởi mở

Giao tiếp rõ ràng là nền tảng của bất kỳ nhóm cộng tác nào. Trong bối cảnh kết hợp, các thành viên trong nhóm thường xuyên phân tán ở nhiều địa điểm và múi giờ khác nhau, đòi hỏi phải thiết lập các kênh giao tiếp có cấu trúc. Các công cụ như Office 365 rất có giá trị ở đây, vì chúng cung cấp một bộ công cụ cộng tác, chẳng hạn như Microsoft Teams, SharePoint và OneDrive, để tạo điều kiện cho việc giao tiếp liền mạch. Ngoài ra nếu các đơn vị cần tính bảo mật cao muốn sử dụng các công cụ tương tự nhưng để dành riêng cho đơn vị thì có thể tìm hiểu về sản phẩm dịch vụ của ICTSO là Máy chủ đám mây riêng nội bộ (Private Cloud Server On-Premise)
Thiết lập các cuộc kiểm tra thường xuyên thông qua cuộc gọi video, tin nhắn tức thời hoặc email để đảm bảo mọi người luôn thống nhất. Khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ, thách thức và thành công của họ. Bằng cách giao tiếp nhất quán và minh bạch, các thành viên trong nhóm có nhiều khả năng cảm thấy được tham gia và đầu tư vào thành công của nhóm.

2. Xây dựng lòng tin và sự an toàn về mặt tâm lý

Để sự hợp tác phát triển, phải có sự tin tưởng. Việc xây dựng lòng tin có thể mất nhiều thời gian hơn trong các nhóm kết hợp do tương tác trực tiếp hạn chế. Các nhà lãnh đạo phải tạo ra một môi trường mà các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý tưởng, phản hồi và mối quan tâm của mình mà không sợ bị phán xét.
Một cách để xây dựng lòng tin là thông qua các hoạt động xây dựng nhóm thường xuyên, cả trực tuyến và trực tiếp, nếu có thể. Các hoạt động này cho phép các thành viên trong nhóm kết nối ở cấp độ cá nhân và hiểu được điểm mạnh, sở thích và phong cách làm việc của nhau. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau có nhiều khả năng hợp tác hiệu quả, chia sẻ ý tưởng một cách tự do và hỗ trợ lẫn nhau khi gặp thách thức.

3. Thúc đẩy công việc không đồng bộ

Mặc dù các cuộc họp đồng bộ là cần thiết, nhưng chúng không phải lúc nào cũng là cách hiệu quả nhất để cộng tác, đặc biệt là trong bối cảnh kết hợp. Làm việc không đồng bộ cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp khi phù hợp với lịch trình của họ, thúc đẩy năng suất tốt hơn và giảm sự mệt mỏi liên quan đến các cuộc họp liên tiếp.
Khuyến khích sử dụng các công cụ cộng tác như tài liệu chia sẻ, nền tảng quản lý dự án và bảng thảo luận nơi các thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý tưởng, cung cấp phản hồi và cập nhật tiến độ mà không cần phải phối hợp thời gian cụ thể. Bằng cách giảm sự phụ thuộc vào các cuộc họp đồng bộ, các thành viên trong nhóm có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ phản biện và tham gia vào các cuộc thảo luận có ý nghĩa hơn.

4. Thiết lập vai trò và trách nhiệm rõ ràng

Một nhóm cộng tác hoạt động tốt nhất khi mọi người hiểu vai trò của mình và cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm. Trong môi trường làm việc kết hợp , nơi nhân viên có thể có nhiều quyền tự chủ hơn đối với lịch trình của mình, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng mọi người đều biết trách nhiệm của mình và cách họ phù hợp với mục tiêu của nhóm.
Các nhà lãnh đạo nên xác định rõ ràng vai trò và kỳ vọng của từng cá nhân. Sử dụng các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như Microsoft Planner hoặc Teams, có thể giúp mọi người đi đúng hướng. Các công cụ này cho phép các nhà lãnh đạo phân công nhiệm vụ, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ theo thời gian thực, mang lại sự rõ ràng và trách nhiệm giải trình cho tất cả các thành viên trong nhóm.

5. Khuyến khích tính linh hoạt và khả năng thích ứng

Công việc kết hợp đòi hỏi sự linh hoạt, không chỉ về nơi làm việc của các thành viên trong nhóm mà còn về cách họ cộng tác. Một số thành viên trong nhóm có thể thích giao tiếp bằng văn bản, trong khi những người khác lại thích thảo luận theo thời gian thực. Để xây dựng một nhóm cộng tác hơn, hãy khuyến khích sự linh hoạt trong cách các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và cộng tác.
Các nhà lãnh đạo nên cởi mở thử nghiệm các phương pháp và công cụ cộng tác khác nhau. Điều này có thể bao gồm sử dụng các cuộc gọi video cho các buổi động não, cộng tác trên các tài liệu cùng lúc hoặc tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm ảo. Điều quan trọng là phải luôn thích nghi và sẵn sàng điều chỉnh theo sở thích và nhu cầu của nhóm.

6. Sử dụng công nghệ để có lợi cho bạn

Công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự cộng tác trong môi trường làm việc kết hợp. Các công cụ như Office 365, Slack và Zoom có ​​thể giúp thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên tại văn phòng và nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là sử dụng các công cụ này mà còn phải sử dụng chúng một cách hiệu quả.
Các nhà lãnh đạo nên đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều được đào tạo tốt về các công cụ mà họ sẽ sử dụng để cộng tác. Điều quan trọng nữa là phải chọn các công cụ tích hợp tốt với nhau để tránh nhầm lẫn và kém hiệu quả. Ví dụ, sử dụng Microsoft Teams kết hợp với SharePoint và OneDrive có thể tạo ra một quy trình làm việc hợp lý, nơi các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ tệp, truy cập tài liệu và giao tiếp theo thời gian thực.

7. Khuyến khích phản hồi và cải tiến liên tục

Khi các thành viên trong nhóm nhận thấy ý kiến ​​đóng góp của họ được coi trọng, sự hợp tác sẽ phát triển mạnh mẽ. Khuyến khích phản hồi cởi mở có thể giúp xác định các lĩnh vực mà nhóm có thể cải thiện các hoạt động hợp tác của mình. Mời các thành viên trong nhóm cung cấp phản hồi về quản lý cuộc họp, sử dụng công cụ và các lĩnh vực cần cải thiện.
Các nhà lãnh đạo cũng nên dành thời gian để cung cấp phản hồi mang tính xây dựng cho từng thành viên trong nhóm. Nuôi dưỡng một môi trường khuyến khích sự phát triển có thể nâng cao hiệu suất và củng cố sự hợp tác.

8. Nhấn mạnh sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Trong môi trường kết hợp, nơi ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể mờ nhạt, việc duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống là rất quan trọng. Khuyến khích các thành viên trong nhóm đặt ra ranh giới, nghỉ giải lao và ưu tiên chăm sóc bản thân có thể giúp giảm tình trạng kiệt sức và cải thiện sự hợp tác chung.
Các nhà lãnh đạo nên làm gương, tôn trọng thời gian ngoài giờ làm việc của các thành viên trong nhóm và khuyến khích họ ngắt kết nối và nạp lại năng lượng. Điều này không chỉ giúp duy trì sự khỏe mạnh của nhóm mà còn cải thiện năng suất và sự hợp tác khi các thành viên trong nhóm quay trở lại làm việc.

9. Ghi nhận và ăn mừng thành công

Việc ghi nhận và tôn vinh thành tích của nhóm có thể tăng cường đáng kể sự hợp tác. Cho dù đó là hoàn thành một dự án lớn, vượt qua thử thách hay chỉ đơn giản là đạt được một cột mốc, việc ghi nhận thành công giúp xây dựng tinh thần và khuyến khích các thành viên trong nhóm tiếp tục làm việc cùng nhau.
Các nhà lãnh đạo nên dành thời gian để ăn mừng thành công, dù là thông qua sự công nhận công khai trong các cuộc họp, lời hô hào của nhóm hoặc các hình thức đánh giá cao khác. Điều này thúc đẩy văn hóa nhóm tích cực và thúc đẩy các thành viên trong nhóm tiếp tục hợp tác hướng tới các mục tiêu chung.

10. Thích ứng với nhu cầu của nhóm

Cuối cùng, điều quan trọng là phải thường xuyên đánh giá các chiến lược cộng tác đang hiệu quả và những chiến lược không hiệu quả. Khi các nhóm phát triển và có thêm thành viên mới tham gia, nhu cầu của họ có thể thay đổi. Các nhà lãnh đạo nên chủ động tìm kiếm phản hồi từ các thành viên trong nhóm và điều chỉnh các phương pháp cộng tác khi cần thiết.
Sử dụng các công cụ như Office 365 có thể giúp quá trình này dễ dàng hơn bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin chi tiết về cách nhóm đang cộng tác. Những thông tin chi tiết này có thể giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt về cách cải thiện sự cộng tác và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nhóm.

Làm chủ sự hợp tác của nhóm kết hợp: Các chiến lược đã được chứng minh cho sự lãnh đạo hiệu quả

Tăng cường sự hợp tác trong môi trường làm việc kết hợp là điều cần thiết để đạt được thành công của tổ chức. Bằng cách triển khai các hoạt động giao tiếp hiệu quả, thúc đẩy lòng tin giữa các thành viên trong nhóm và sử dụng công nghệ hiệu quả, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra một nền văn hóa hợp tác hỗ trợ cả nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng. Đánh giá thường xuyên các chiến lược hợp tác giúp các nhóm thích ứng với những thách thức đang phát triển, đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều cảm thấy được coi trọng và được tham gia theo năng lực.
Khi các tổ chức điều hướng sự phức tạp của môi trường làm việc kết hợp, việc ưu tiên các chiến lược cộng tác hiệu quả trở nên cần thiết. Việc triển khai các chiến lược này thúc đẩy sự gắn kết của nhóm được cải thiện và nuôi dưỡng cảm giác gắn bó giữa các thành viên. Ngoài ra, việc tập trung vào giao tiếp, sự tin tưởng và việc sử dụng công nghệ có thể nâng cao đáng kể mức năng suất. Bằng cách nhấn mạnh các khía cạnh chính này, các nhóm có thể định vị bản thân để đạt được thành công lâu dài trong bối cảnh nơi làm việc năng động và không ngừng phát triển. Do đó, các tổ chức có thể mong đợi tinh thần làm việc của nhân viên cao hơn và hiệu suất chung cao hơn, tạo ra một nền văn hóa phát triển mạnh mẽ mang lại lợi ích cho cả cá nhân và toàn bộ tổ chức.